图 2-1 系统功能模块图

2.3 功能模块设计
2.3.1 公文管理子系统
公文管理系统是OA系统的核心部分，公文管理子系统由收文管理、发文管理、报告管理、文档管理等模块组成。
由于办公自动化系统的需求存在不确定性，系统处理的文件类型繁多，审批流程的方式多变，以及流程和管理方式需要非常强大的灵活性，尤其对于流程设置的灵活性要求和角色定义的灵活性要求都是非常高。包括待办公文、文稿撰写，日程安排、待办事项、待办时定义。这种具有定义多样化的特点，适应公文处理的全部过程。而且，流程不限制步骤。这样，可以让企事业单位，集团公司的工作、人员能利用他们的专业知识去设计更为合理和高效的工作流程，不再受困于手工画图纸，而能快速地使用计算机去处理自己的业务，提高办公效率，为工作带来极大的方便。下发的公文和处理结果通过Web技术以公告形式在网上公布。
收文处理功能
收文处理是指送给关部门领导阅批的文件的处理过程。收文处理系统有以下需求：
1)要求对所有的来文通过计算机进行签收登记、录入、拟办、批示、办理、传阅、归档。
2)可对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。
3)对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。
4)对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督及闭环控制。
根据对需求的分析，一般通用收文处理流程如图2-2所示。

图 2-2 通用收文处理流程
收文登记后的流转过程[4]：
1）部门负责人签署意见
一般来讲，收文由办公室人员登记。登记后如果你认为本文件还需要部门内其他人员审核(如办公室主任)，选择带有部门主管签署意见的流程。
2）领导批示
在部门负责人签署意见后，收文转给领导签署意见，签署完毕后转交承办部门。
3）承办部门签收
承办部门在收到通知后，打开并查阅收文管理，可以自动进行签收。
4）收文结束后的其它操作
在收文结束后，可以对收文进行归档操作，可以把现有收文归档到文档管理数据库中。可以查看收文概况，了解收文的过程。
发文处理功能
发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。用户可根据实际情况设置工作流程，以决定不同行文流向及处理过程。发文处理系统有以下需求：
1)求对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。
2)可对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。
3)对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。
根据对需求的分析，我们确定的一般通用发文处理流程如图2-3所示。

图2-3 通用发文处理流程

发文的流转过程[5]：
起草发文
作者应严格按公文制度来填写表单中的各个项目。填写完成后即可进入流转过程。
转部门内其他人员核稿
用户单击操作按钮“提请核稿”，系统将文件自动发送到指定的人员。
4）转部门负责人核稿
根据发文流程的定义，把发文转给本部门的负责人审核，并转相关部门负责人会签。
转分管领导审核
部门负责人审核后，转分管领导进行审核。
5）单位领导签发
单位领导审批完成后，可以直接签发公文，公文将自动把文件分发给主送部门、抄送部门。
6）发文成功后的其它操作
在发文成功后，可以对发文进行归档操作，可以把现有发文归档到文档管理数据库中。可以查看发文概况，了解发文的过程。可以下发文件，把当前的发文转给下属单位。
报告管理功能是为工作中经常随机性地起草一些报告，汇报送交指定的人员审批而设计的，主要功能包括起草报告、报告上送批阅、多级审批等。批阅过程中，提交报告人可以实时了解批阅进展情况。
档案数据库是一个非常重要的数据库，它存储了所有的发文文件和收文文件。建立档案数据库，便于档案的科学管理，方便用户查阅。在文件存档后，所有查阅将被自动记录。

2.3.2 通用信息子系统
通用信息子系统包括：讨论中心、公用通讯录、公告通知、人员去向、来宾登记。
讨论中心为用户提供了一个类似于INTERNET网BBS的功能。在本系统中，您可以就某一事件或某一主题发表见解，也可以对别人发表的见解进行评议。
公用通讯录用于记录单位的客户、业务往来等关系的通讯方法。
公告通知用于向单位全体人员发送消息。
人员去向信息库用于工作人员登记自己的去向和留言，方便联系和前台接待。
来宾管理用于单位前台对来访宾客的记录和接待管理，在接待过程中可以查阅单位内部人员的去向和留言，方便接待来访的宾客。

2.3.3 个人办公子系统
个人办公子系统主要包括电子邮件、工作安排、出勤补签、个人通讯录、网上寻呼、Internet浏览。
本系统在现阶段为所有用户提供了内部局域网上的电子邮件功能。
工作计划模块用于员工在日常工作中对自己的工作进行安排，计算机会对工作安排进行协调，并监控工作完成情况，如果在到指定完成时间时尚未完成工作安排，计算机会自动发出催办信。
出勤补签系统用于单位考勤的管理。
当员工因故没有进行考勤登记时，需要在本系统中提出申请，经部门主管审批后生效。本系统也提供考勤接口，可以由单位指定的考勤人员对员工进行考勤登记。
按Internet浏览可以快速启动系统内置的Internet Explorer，进行网上冲浪。

2.3.4 系统维护子系统
系统维护子系统包括部门群组管理和关键字管理、用户口令修改三个功能模块。
部门群组管理是系统管理员用来维护系统人员情况的信息库。
系统管理员可以对部门群组进行设置，设置人员所在的部门，设置人员级别，设置分公司的信息以及人员通讯情况，这些信息将被用于系统的内部控制。
关键字管理只能由系统管理员修改数据，其他人不能修改数据，只能引用数据。关键字管理是用于系统内部的一些数据控制，比如车辆名称、行政级别名称等等，系统管理员可以通过新建关键字来增加系统关键字，也可以修改关键字的内容。

2.4 数据库设计
系统中使用的数据库按操作平台可分为两类[6]：Domino/Notes数据库和SQL server数据库。Domino/Notes数据库存放除档案以外的所有信息，这些数据定期在备份服务器上进行复制备份。SQL Server数据库存放档案管理中的归档数据，视数据容量定期备份到光盘。

2.4.1 Domino/Notes数据库设计
对所有档案、资料、人员、物品等的管理都要通过数据库管理的形式进行。Notes提供了一个文档数据库管理系统(文档数据库是Notes实现对非结构化信息存储管理的一大特点，形成在这方面对关系型数据库的优势)。所有的应用都以数据库的形式出现，所处理的对象就是数据库中的文档。一般来说，先由应用程序开发设计人员设计文档(如域，表单、试图、文件夹、操作等等)，用户则基于己有的设计创建文档，并且按照定制的工作流程对文档进行处理。每个数据库都可以包含不同格式和类型的文档。
Lotus Domino/Notes中的数据库与一般的关系数据库管理系统中的数据库是有区别的。在一般的关系数据库管理系统中，数据库在用户看来就是存储在计算机内的可供操作的二维表是基于事务处理的[7]；在Lotus Domino/ Notes中，数据库是由文档、视图、页面、表单、域和文件夹等基本元素组成的存储非结构化信息的文件(文件名后缀为.nsf)。在办公自动化系统中有siswgl.nsf、sifwgl.nsf、siAppMain.nsf、silbgl.nsf、siDiscuss.nsf、sireport.nsf、names.nsf、siwork.nsf、sifile.nsf 等数据库，并在各个数据库中设置相应的必需的文档、视图、页面、表单、域、文件夹以及导航器和各个页面的大纲，其中各个数据库中的页面和表单是设计的重点。
对于数据库设计，以下几点需要着重阐述[8]。对公文等非结构化信息的处理：公文内容包括题头、编号、主题、正文、签字、盖章等诸多内容，这是一般的关系型数据库很难处理的(它们主要面向结构化数据)。Notes提供提高了RTF(Rich Text File)文本域，可以在其中保存多种类型信息，如文本，表格OLE对象，Web页面以及图片，声音和动画等多媒体信息。像公文这种非结构化数据就可以利用RTF文本域存储在文档中。而对于结构化数据信息的处理Notes也提供了与一般关系数据库类似的功能。只是在处理海量数据时，Notes会显得捉襟见肘。
数据库文档的组织[9]：当用户在档案管理中查到一份文件，需要调阅时，要从当前视图(或者文档)转入另一个视图(或者文档)，Notes数据库文档中可以包含指向另一个文档、视图或者数据库的链接，当用户单击代表该链接的图标时，当前窗口将切换到链接所指向的对象。另外Notes文档中还可以包含各种热点文本，当用户单击热点文本时可以显示出文本提示框或执行预先指定的操作。这一用户就可以在一个文档中同时访问多个数据库中的信息。从而提高了整个系统的灵活性和实用性。
数据库搜索和索引[9]：对大量的公文、档案、资料等信息进行查询、统计等要用到Notes内置的全文搜索引擎，用户可以在数据库的搜索条件框中输入条件来搜索所需文档，并按某种条件对搜索结果进行排序。另外还可以对数据库进行全文索引，以加速对数据库的搜索。
数据库存储位置[9]：在整个系统中，数据库的种类繁多，除了各个功能模块的实现需要功能模块数据库外(为了便于设计和日后维护管理，每一个功能模块都设计成一个单独的数据库)，每一个注册用户都有一个邮件数据库，另外还有系统用的数据库。各种数据库按照应用情况的不同存放的位置也不同。系统数据库应是放在服务器上某一个固定的位置，不能轻易改动。用户的邮件数据库也应该放在数据库上(Data\Mail\User name.nsf)，以便随时都能被访问。各功能模块数据库集中存放各部门科室的数据，作为系统的共享资源，也应放在服务器上。
数据库文档一致性[9]：Notes数据库是一种典型的文档型数据库系统，它本身不提供像关系型数据库那样的一致性检测功能，它提供的只是权限上的一致性检测。为了确保文档的一致性，在本系统的文档结构设计中，采用了一些关键域作为检测一致性的标志，并在发生一致性错误时自动进行提示。一般在文档结构中被“*”号注明的域就是进行一致性检测的关键域。通过这种设计一方面排除了产生空文档的可能性，另一方面解决了同一内容的文档在数据库中存放多份的问题，基本实现了文档的一致性。

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