摘要】 近几年来,随着人事制度改革的不断深化,人事代理和档案托管工作发展很快,不仅档案托管的数量成倍增加,而且服务范围也不断拓展,比如对托管人员可代办社会保险,医疗保险,代办职称评审,素质测评,职业设计,企业诊断等,这种新形势给我们的管理工作提出了新的要求,原来手工操作的管理方式已经落伍,面对这种状况,赣州市人才交流中心投入大量人力和物力,历时一年开发了一套人事档案管理软件.该软件的问世,标志着赣州市的人事代理工作取得了重大突破,上了一 新的台阶,为赣州市"电子政务"工程又添新丁.
《人事档案管理系统》充分体现了"管理以人为本"的先进理念,提炼融合了现代人力资源管理思想,有机结合了我们近10年长期档案管理工作的实际经验,从用户实际出发,以建立中央数据库为基础,大大提高了该软件产品的针对性和通用性;利用计算机的自动化操作,自动生成各类文档,报表,彻底改变以往只能借助纸张介质手工操作,不仅效率低,且频繁出错的现状,协助管理者真正实现"办公网络化,管理数字化,决策科学化",是一个理想的数字化工作平台;完善的数据维护功能满足了用户对安全保密性的特殊要求;该软件具有全新的界面风格和视觉效果,丰富的选项与下拉式菜单结构,操作起来更加灵活方便,随着形势的变化和工作实际需要,软件已考虑升级设计,为帮助广大用户熟悉和使用此软件,我们编写了这本使用手册,本手册共五章,全书通俗易懂,易学,易用,除用大量的文字详细介绍单位模块的各大功能的同时,还插入了大量的模块界面图和其它插图,并绘有流程及框图,以帮助读者学习使用.
由于编者水平有限,书中如有错误或不够详尽之处,以及对软件的意见和建议,欢迎用户及时提出,并在此表示感谢.
赣州市人才交流中心
二00四年十月
江西省赣州市人才交流中心
地址:江西省赣州市文明大道95号人事大厦一楼
邮编:341000
电话:0797-8170072
传真:0797-8170072
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赣州市人才交流中心
目录
软件基本功能介绍 3
软件安装环境说明 4
安装说明 4
使用说明 5
1,系统菜单介绍:
(一)菜单…………………………………………………………………………………….5
1)文件菜单……………………………………………………………………………….5
2)编辑菜单……………………………………………………………………………….5
3)窗口菜单……………………………………………………………………………….6
4)操作菜单……………………………………………………………………………….6
5)管理菜单……………………………………………………………………………….7
6)帮助菜单……………………………………………………………………………….7
(二)快捷按钮……………………………………………………………………………….8
2,功能模块操作介绍:
(一)添加单位模块…………………………………………………………………………10
(二)数据录入模块…………………………………………………………………………12
(三)信息查询模块…………………………………………………………………………15
(四)信息统计模块…………………………………………………………………………17
(五)自动提示模块…………………………………………………………………………19
(六)欠费计算模块…………………………………………………………………………22
(七)公共打印模块…………………………………………………………………………24
(八)系统管理模块…………………………………………………………………………25
软件注册 26
欢迎您使用人事档案管理系统,如果您在使用中遇到问题,请您及时与我们联系,我们将竭诚为您服务.

一,人事档案管理系统基本功能介绍
人事档案管理系统是以赣州市人才交流中心档案管理工作中的实际需要为依据开发完成的.系统由添加/删除单位模块,数据录入模块,信息查询模块,信息统计模块,自动提示模块,欠费计算模块,公共打印模块和系统管理模块八个模块组成.
添加/删除单位模块 人事档案管理系统添加/删除单位模块提供添加新增单位与删除单位功能,在数据库中添加新增单位类别,以便于对新增单位中的人员统一管理.
数据录入模块 人事档案管理系统数据录入模块提供数据录入功能,可对新进人员的档案信息进行格式化,并录入人事档案管理系统的数据库中.
信息查询模块 人事档案管理系统信息查询模块提供数据库信息查询功能,可针对单一单位或所有单位的人员信息进行查询,可针对某个字段的内容进行模糊搜索;也可针对日期型字段进行时间段方式查询.
信息统计模块 人事档案管理系统信息统计模块提供人事档案管理系统的数据库信息统计功能,可采用多种方式,设置多种条件,针对各个字段统计出所需的人员信息.
自动提示模块 人事档案管理系统自动提示模块提供每日提示功能,一是针对所选单位的挂编人员进行当天生日提示,筛选并显示出当天生日名单;二是针对数据库中的挂编人员进行职称申报提示,自动筛选并显示出符合当年职称申报条件的人员名单;三是针对数据库中的挂编人员进行欠费提示,自动按所属单位筛选出欠费人员名单.
欠费计算模块 人事档案管理系统欠费计算模块提供欠费计算功能,可自行设定欠费计算截止日期,欠费计算标准严格按照赣计收费字[2003]818号文件执行.
公共打印模块 人事档案管理系统公共打印模块提供数据库打印功能,针对所有功能模块中的显示数据提供统一的打印格式.
系统管理模块 人事档案管理系统管理模块提供系统管理功能,可对当前数据库进行更改,可对职称名称进行增加,删除或修改.
二,软件安装环境说明
1. 硬件环境
1.1 CPU: 主频等同PII300以上
1.2 内存:空间 64M 以上
1.3 硬盘:可用空间最低 50M 以上
1.4 显示器:分辩率800X600真彩色或更高
1.5 打印机:各种24针,激光,喷墨打印机
1.6 两键鼠标,键盘,倍速光驱等
2. 软件环境
2.1 操作系统 WINDOWS 98/2000/XP
2.2 要求最好能安装 Access2000与Excel 2000
三,安装说明

开机后插入软件安装光盘,出现安装界面(如果没有出现安装界面,打开资源管理器,找到"SETUP.EXE",用鼠标双击SETUP.EXE即可开始软件安装),然后根据系统提示将软件安装到计算机.
四,使用说明
人事档案管理系统窗口由上而下主要有以下几个组成部分.
● 标题栏.用来显示应用软件的系统名称,在这里是"人事档案管理系统".
● 菜单栏.人事档案管理系统由多个主菜单组成,每个主菜单都有子菜单,选择某项子菜单,就可以执行相应的功能.
● 工具栏.它由许多图标按钮组成,每一个图标按钮代表一个命令.鼠标移动到图标上,稍停即会显示出该图标的功能说明和快捷键.鼠标单击其中的一个图标按钮,就可以执行相应的功能.
● 工作区.工作区用于显示各个功能窗口,进行各项操作.首次打开系统,工作区显示"每日提示"窗口.没有相关操作时,工作区显示用户设置的背景图片.
系统菜单说明:
(一)菜单
人事档案管理系统包括6个菜单项,分别为【文件】 ,【编辑】,【窗口】,【操作】,【管理】 和【帮助】.
1,【文件】菜单
【文件】菜单包括【新建】,【打开】,【关闭】,【保存】,【打印】,【退出】等子菜单.
1) 【新建】:打开一个文本输入窗口,提供文本输入功能.
2) 【打开】:打开一个文本文件,浏览和编辑文件内容.
3) 【关闭】:关闭当前子窗口.
4) 【保存】:保存当前子窗口中的数据.
注:系统在保存数据时,可自动识别文本数据和数据库数据,并分别保存为
文本格式(*.txt)与Excel格式(*.xls)
5) 【打印】:打印当前子窗口中的数据.
注:系统在打印时,可自动识别文本数据和数据库数据,并分别按文本样式和数据表单样式打印.
6) 【退出】:退出人事档案管理系统.
2,【编辑】菜单
【编辑】菜单包括【剪切】,【复制】,【粘贴】等子菜单.
1) 【剪切】:将选中的内容移动到系统内存的剪贴板中,以供多次粘贴到多个位置.
2) 【复制】:将选中的内容复制到系统内存的剪贴板中,以供多次粘贴到多个位置.
3) 【粘贴】:将复制到系统内存的剪贴板中的内容,粘贴到当前编辑光标所处的位置.
3,【窗口】菜单
【窗口】菜单包括【层叠排列】,【水平排列】,【垂直排列】,【全部最小化】等子菜单.
1)【层叠排列】:将主窗口内的子窗口以层叠方式排列.
2)【水平排列】:将主窗口内的子窗口以水平方式排列.
3)【垂直排列】:将主窗口内的子窗口以垂直方式排列.
4)【全部最小化】:将主窗口内的子窗口全部最小化.
★ 特别提示:同时打开多个子窗口时,使用【窗口】菜单会使您操作更加简便.
4,【操作】菜单
【操作】菜单包括【新增单位】,【新增人员】,【欠费计算】,【人员信息查询】,【人员信息统计】,【每日提示】等子菜单.
1)【新增单位】:打开新增单位窗口.
2)【新增人员】:打开新增人员窗口.
3)【欠费计算】:打开欠费计算窗口.
4)【人员信息查询】:打开人员信息查询窗口.
5)【人员信息统计】:打开人员信息统计窗口.
6)【每日提示】:打开信息提示窗口.
5,【管理】菜单
【管理】菜单包括【备份与恢复】,【 职称系列管理】,【配置数据库】等子菜单.
1) 【备份与恢复】:内含"备份数据库"和"恢复数据库"两个子项目,分别用以备份和恢复数据库.
2) 【 职称管理】:对职称名称进行增加,删除,修改操作.
3) 【 配置数据库】:重新选择当前数据库路径.
6,【帮助】菜单
【帮助】菜单包括【关于】,【使用说明】,【注册】等子菜单.
1)【关于】:打开关于窗口,显示软件的版本信息及本中心联系方式.
2)【使用说明】:显示系统用户手册.
3)【注册】:显示注册窗口,填写注册码.
(二)快捷按钮
人事档案管理系统共有5组快捷键,17个按钮.从左到右依次是:[新建],[打开],[保存],[打印]按钮,对应【文件】菜单下的子菜单项;[剪切] ,[复制],[粘贴]按钮对应【编辑】菜单下的子菜单项; [层叠排列],[水平排列],[垂直排列]按钮对应【窗口】菜单内的子菜单项; [新增单位],[新增人员],[欠费计算],[人员信息查询],[人员信息统计],[每日提示]按钮对应【操作】菜单内的子菜单项;[退出]快捷按钮对应【文件】菜单内的退出子菜单项.
功能模块使用说明:
(一)添加/删除单位模块
程序界面:
图一 【新增单位】窗口
添加单位操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【新增单位】子菜单或单击工具栏中的图标,打开
新增单位窗口(快捷键:Ctrl+T).如图一所示.
第二步,在"新增单位名"中输入需要增加的单位名称,单击[增加单位]按钮,系统自动将此单位加入至"单位列表"栏,移动滚动条可查看到此单位.
第三步,单击[退出]按钮,退出添加新单位窗口.
2.删除单位操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【新增单位】子菜单或单击工具栏中的图标,打开添加新单位窗口(快捷键:Ctrl+T).如图一所示.
第二步,在"单位列表"栏选择需要删除的单位名称,[删除单位]按钮自动从不可用状态变为可用状态,单击[删除单位]按钮,系统弹出确认对话框,提示此操作会删除此单位中的所有数据,询问是否继续,单击[否]取消操作,单击[是]继续操作.
第三步,单击[退出]按钮,退出添加新单位窗口.
★ 特别提示:选择[删除单位]按钮时,系统会将需要删除的单位名称从人事档案管理系统数据库中删除,同时,也会删除此单位中所有人员数据.

数据录入模块程序界面:图二 【数据录入】窗口
新增人员操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【新增人员】子菜单或单击工具栏中的图标,打开添加修改人员信息窗口(快捷键Ctrl+A).
第二步,单击[新增人员信息]按钮,打开数据录入窗口.如图二所示.
第三步,在"单位列表"栏选择单位名称,录入人员各项信息.各项信息应根据该人员实际档案进行录入.
部分选项录入说明:
所属单位:在"单位列表"栏选择人员所属的单位,系统自动生成新增人员在该单位中的顺序号,并自动填入"序号"栏;
身份证号:录入身份证号后,单击"Enter"键,系统可自动提取人员性别和出生年月,并自动填入"性别"栏与"出生年月"栏;
学历:录入最高学历.首次录入某个学历名称后,系统将自动添加到选择列表中以供下次选择.
所学专业:录入所学专业.首次录入某个专业名称后,系统将自动添加到选择列表中以供下次选择.
本人身份:录入人员身份.人员身份包括:干部,聘用制干部,工人和非在职毕业生四种.首次录入某个身份名称后,系统将自动添加到选择列表中以供下次选择.
技术职称:录入现任专业技术职务名称.首次录入某个职称名称后,系统将自动添加到选择列表中以供下次选择.
第四步,人员信息录入完毕后,单击[添加记录]按钮,将该人员信息添加到人事档案管理系统数据库中.
第五步,单击[退出]按钮,退出添加修改人员信息窗口.
删除记录:在程序下部的人员信息一览表中选择需要删除的人员,单击[删除记录]按钮即可将此条信息从人事档案管理系统软件的数据库中删除.如果不进行选择操作,则删除的当前记录为此单位的第一条记录.
程序界面:
图三 【数据修改】窗口
修改人员信息操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【新增人员】子菜单或单击工具栏中的图标,打开添加修改人员信息窗口(快捷键Ctrl+A).
第二步,单击[修改人员信息]按钮,打开数据修改窗口.如图三所示.
第三步,在[单位列表]栏中选择人员所在的单位,再在 [人员列表]中选择人员姓名,系统自动显示该人员信息;或者直接在[姓名定位]中输入人员名称,系统将搜索出此人并自动设置为当前编辑人员.
第四步,单击[编辑数据]按钮,修改人员的某项或多项信息.
第五步,人员信息修改完毕后,单击[保存修改]按钮,保存修改结果.否则,单击[取消修改]按钮撤消修改操作.
第六步,单击[退出]按钮,退出添加修改人员信息窗口.
(三)信息查询模块
程序界面:
图四 【人员信息查询】窗口
人员信息查询操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【人员信息查询】子菜单或单击工具栏中的图标,打开人员信息查询窗口(快捷键Ctrl+Q).如图四所示.
第二步,录入人员查询条件.
各选项录入说明
查询范围:单击"查询范围"栏的小圆圈选择当前表或所有表为查询范围.
选择查询表:单击0选择当前操作表.
查询字段:单击0选择查询字段.
查询方式:人员信息查询分为关键字查询和时间段查询两种方式.
(1)关键字查询方式:是模糊查询的一种,只需输入人员某项信息,系统就会自动查询出字段中包含此关键字的所有人员记录.
(2)时间段查询方式:单击"以时间段方式查询"前面的小方框,选择时间段查询方式,在"时间段方式"栏输入起始日期和结束日期,系统就会自动筛选出查询字段中符合该时间段的所有人员记录.
第三步,单击[查询]按钮,系统自动查询出查询范围内所有符合条件的人员记录.
第四步,单击[保存结果]按钮,将当前查询结果保存为一个Excel文件.
第五步,单击[退出]按钮,退出人员信息查询窗口.
(四)信息统计模块
程序界面:
图五 【人员信息统计】窗口
人员信息统计操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【人员信息统计】子菜单或单击工具栏中的图标,打开人员信息统计窗口(快捷键Ctrl+U).如图五所示.
第二步,录入人员信息统计条件.
各选项录入说明:
统计范围:单击"统计范围"栏的小圆圈选择当前表或所有表为统计范围.
选择统计表:单击0选择当前操作表.
统计字段:单击0选择统计字段.
统计关键字:输入需要统计的关键字.
条件表达式:单击"条件表达式"栏"大于","等于","小于","不等于","包含"任一选项前面的小圆圈,组成相应的条件表达式.
第三步,单击[增加条件]按钮,系统自动将统计条件公式列入"统计条件列表"中.如需要同时满足几个条件表达式,重复以上操作即可.
第四步,单击[开始统计]按钮,系统自动统计符合统计范围内所有符合条件表达式的人员记录.
第五步,单击[保存结果]按钮,将当前统计的结果保存为一个Excel文件.
第六步,单击[退出]按钮,退出人员信息统计窗口.
★ 特别提示:需重新设置统计条件进行统计时,必须先将"统计条件列表"栏中的原有条件删除.
(五)自动提示模块
每日提示包括今天生日人员提示,符合职称评聘条件人员提示和欠费人员提示.
程序界面:
图六 【每日提示】窗口
今天生日人员提示操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【每日提示】子菜单或单击工具条中的图标,打开每日提示窗口(快捷键:Ctrl+V).如图六所示.
第二步,在"可供选择的表"列表框中,选择单位名称,单击》按钮,系统自动将选中的单位名称加入到"查询生日人员表"中.如需同时选择多个单位,重复此操作即可.
第三步,单击[开始]按钮,系统自动统计并显示当前时间下所有生日人员记录.
第四步,单击[保存]按钮,将当前数据保存为一个Excel文本.
第五步,单击[退出]按钮,退出每日提示窗口.
注:查询生日人员表为空时,系统默认"可供选择的表"中列出的所有单位为当前操作表.
符合职称评聘人员提示操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【每日提示】子菜单或单击工具条中的图标,打开每日提示窗口(快捷键:Ctrl+V).
第二步,在"可供选择的表"列表框中,选择单位名称,单击》按钮,系统自动将选中的单位名称加入到"查询符合评聘条件职称人员表"中.如需选择多个单位,重复此操作即可.
第三步,单击[开始]按钮,系统自动统计并显示当前时间下所有符合职称评聘条件的人员记录.
第四步,单击[保存]按钮,将当前数据保存为一个Excel文本.
第五步,单击[退出]按钮,退出每日提示窗口.
注:查询职称人员表为空时,系统默认"可供选择的表"中列出的所有单位为当前操作表.
欠费人员提示操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【每日提示】子菜单或单击工具条中的图标,打开每日提示窗口(快捷键:Ctrl+V).
第二步,在"可供选择的表"列表框中,选择单位名称,单击》按钮,系统自动将选中的单位名称加入到"欠费计算人员表"中.如需选择多个单位,重复此操作即可.
第三步,单击"欠费人员名单",系统自动展开单位名称列表,单击单位名称,系统自动展开人员姓名列表,同时,该单位人员详细信息显示在窗口底部,再单击选择人员姓名,该人员详细信息显示在窗口底部.
第四步,单击[开始]按钮,
第五步,单击[保存]按钮,将当前数据保存为一个Excel文本.
第六步,单击[退出]按钮,退出每日提示窗口.
注:欠费计算人员表为空时,系统默认"可供选择的表"中列出的所有单位为当前操作表.
★ 特别提示:
1. 自动提示模块在人事档案管理系统运行时会自动打开,提示信息正在生成时,[开始]按钮与[退出]按钮均呈灰色,表示按钮处于不可用状态,提示信息生成后按钮自动变为可用状态,此时单击[开始]按钮将再次生成提示信息.
2. 分别勾选[生日提示],[职称提示]和[欠费提示]三项,提示模块即只运行选中的功能.
3. 单击今日提示窗口中部的 按钮可将右侧的设置窗口隐藏,按钮状态也自动变为 状态,再次单击 按钮,右侧的设置窗口将自动展开,按钮状态也自动恢复为 状态.
(六)欠费计算模块
★ 特别提示:欠费计算模块是针对人事档案管理系统数据库中的挂编人员进行欠费计算.
程序界面:
图七 【人员欠费计算】窗口
人员欠费计算操作步骤:
第一步,单击【操作】菜单中的【欠费计算】子菜单或单击工具栏中的图标,打开人员欠费计算窗口(快捷键:Ctrl+J).如图七所示.
第二步,录入人员欠费计算信息.
各选项录入说明:
选择当前工作表:单击0选择当前工作表.
只计算此人欠费:选中"只计算此人欠费"选项并输入人员名称则只单独计算此人员的欠费.
输入计算截止日期:以时间格式输入计算截止日期.录入时,均为4位的年度,2位月份.中间的短横线不必录入.
第三步,单击[开始计算]按钮,系统自动对当前工作表中的个人或所有工作表进行欠费计算,并在窗口上部显示欠费人数及欠费总额.
第四步,在"查询时间范围"栏,输入起始时间和截止时间,单击[开始查询]按钮,系统自动查询出该时间段内的所有欠费人员记录.
第五步,单击[保存结果]按钮,将当前计算结果保存为一个Excel文件.
第六步,单击[退出]按钮,退出人员欠费计算窗口.
(七) 公共打印模块
程序界面:
图八 【打印】窗口
打印操作步骤:
第一步,打开需要打印的数据报表.
第二步,单击【文件】菜单中的【打印】子菜单或单击工具条中的图标,打开打印窗口(快捷键:Ctrl+P).如图八所示.
第三步,根据实际需要,对打印报表进行打印设置.
打印窗口中,工具栏从左到右分为5组,12个按钮.第一组为:等页高显示,全页显示,等页宽显示,用于设置打印报表的页面浏览方式:第二组为:第一页,上一页,下一页,最后一页,用于设置当前显示的页面;第三组为:设置打印机,打印;第四组为:保存当前打印数据,打开保存的数据;第五组关闭.
打印窗口最底部显示了当前打印页数和总页数.
第四步,单击[打印]图标,打印.
第五步,单击[退出]图标,退出打印窗口.
(八) 系统管理模块
程序界面:
图九 【配置数据库】窗口
图十 【职称系列管理】窗口
1) 【配置数据库】:单击【管理】菜单中的【配置数据库】子菜单项打开配置窗口,点击[浏览]按钮选择需

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