Access 就是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。 Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外， Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。 Access 也提供了数据存储库，可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器，与其他网络用户共享数据库。 Access 是一种关系数据库工具，关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。如上所述， Access 作为关系数据库开发具备了许多优点，可以在一个数据包中同时拥有桌面数据库的便利和关系数据库的强大功能。

2.1.3 二者的结合（ DBA ）

微软的 JET 数据库引擎提供了与数据库打交道的途径，我们是通过它以及 Visual Basic 来访问数据库并对其进行各种操作。 Visual Basic 、 Access 以及其他微软的软件产品都是通过共用 JET 数据库引擎，从而给用户提供了丰富的数据类型。

DATA 控件在数据库中的信息与将信息显示给用户看的 Visual Basic 程序之间架起了一座桥梁。我们可以设置 DATA 控件的各个属性，告诉它要调用那个数据库的哪个部分。缺省情况下， DATA 控件根据数据库中的一个或多个数据表建立一个 dynaset-type （动态集合）类型的记录集合。一个记录集合是动态的也就意味着，当原来的数据表中的容改变了以后，该记录集合中的记录也会随之改变。 DATA 控件还提供了用来浏览不同记录的各种跳转按钮。将 DATA 控件放置在窗体中之后，我们还必须在该控件与要处理的数据库之间建立联系。

结构化查询语言（ SQL ）的极大普及是当今计算机工业中最引人瞩目的趋势之一，目前 SQL 已经发展成为标准的关系数据库语言。

SQL 种用于和关系数据库进行交互计算机语言，当用户想检索数据库中的数据时，就查以用 SQL 语言发出请求， DBMS 对 SQL 请求进行处理，检索到所要求的数据 ，并将其返回给用户。如今 SQL 语言仅仅是一个查询工具，它为可以对关系数据库中的数据进行组织、管理和检索的主要工具。

现在， SQL 用于控制 DBMS 提供给用户的所有功能， SQL 语言已成为用户与基于 SQL 的 DBMS 的接口。它的功能包括：数据定义、数据检索、数据操作、存取共享、数据完整性。由此可见， SQL 是一咱能控制数据库管理系统并能与之交互的综合语言，确切地讲， SQL 是一种数据库子语言。其主要特点为：

? SQL 是一种交互式查询语言。

? SQL 是一种数据库编程语言。

? SQL 是一种数据库管理语言。

? SQL 是一种客户／服务器语言。

? SQL 是一种分布式数据库语言。

SQL 是一种数据库网关语言。

2.2 系统功能分析

系统开发的总体任务是实现宿舍管理信息的系统化、规范化和自动化。

系统功能分析是在系统开发的总体任务的基础上完成。本软件的宿舍信息系统需要完成功能主要有：

? 有关宿舍房间标准的制定、标准信息的输入，包括标准编号、标准名称、房间面积、床位数量、住房班级、是否有电视机、电话以及单独卫生间等。

? 宿舍标准信息的修改、查询等。

? 宿舍基本信息的输入，包括宿舍编号、类型、位置、价格、备注等。

? 宿舍基本信息的查询、修改，包括宿舍编号、类型、位置、价格、备注等。

? 剩余宿舍房间信息的查询。

? 学生住宿情况信息的输入，包括宿舍编号、类型、价格、位置、学生姓名、学生身份证号码、入住日期、搬出时间、备注信息等。

? 学生住宿情况的修改和查询，包括宿舍编号、类型、价格、位置、学生姓名、学生身份证号码、入住日期、搬出时间、备注信息等。

? 结算信息的输入，包括宿舍编号、类型、位置、价格、学生姓名、学生身份证号码、入住日期、搬出时间、备注信息等。

结算信息的修改和查询，包括宿舍编号、类型、位置、价格、学生姓名、学生身份证号码、入住日期、搬出时间、备注信息等

2.3 系统功能模块设计

设计数据库系统时首先应该充分了解用户各个方面的需求，包括现有的以及将来可能增加的需求。数据库设计一般包括如下几个步骤：

? 数据库需求分析

? 数据库概念结构设计

? 数据库逻辑结构设计

2.4 数据库需求分析

用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询等方面，这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输出和输入。收集基本数据、数据结构以及数据处理的流程，组成一份详尽的字典，为后面的具体设计打下基础。

仔细分析调查有关宿舍管理信息需求的基础上，将得到如图 2-2 所示的本系统所处理的数据流程。

针对一般宿舍信息系统的需求，通过对宿舍管理工作过程的内容和数据流程分析，设计如下面所示的数据项和数据结构：

? 房间标准信息，包括的数据有：房间编号、标准名称、房间面积、床位数量、住房价格、是否有电视、电话、单独卫生间等。

? 客房信息，包括的数据项有：房间编号、房间种类、房间位置、客房价格、备注等。

? 订房信息，包括的数据项有：房间编号、房间种类、房间位置、房间价格、房间备注信息、学生姓名、学生身份证号码、入住时间、价格、备注等。

? 结算信息，包括的数据项有：房间编号、房间种类、房间位置、房间备注信息、学生姓名、学生身份证号码、入住时间、房间价格、结算时间、备注等。

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